Theo Nghị định này, chậm nhất là ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp phải hoàn thành việc chuyển đổi sử dụng từ hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan, doanh nghiệp khi đến kiểm định, Trung tâm đăng kiểm phương tiện GTVT Bắc Ninh đã triển khai chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử (HĐĐT) góp phần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0.

Việc triển khai in hóa đơn điện tử cho thấy nhiều tiện ích như:

Thứ nhất, giúp giảm thủ tục hành chính. Việc quản lý hóa đơn giấy đòi hỏi phải cẩn thận. Nếu để mất hóa đơn, cơ quan sẽ phải giải trình chi tiết và hợp lý với cơ quan Thuế. Hàng tháng, kế toán sẽ phải thống kê về tình hình sử dụng hóa đơn như: Số hóa đơn đã sử dụng; Số hóa đơn bị hỏng do gạch xóa; Số hóa đơn chưa được sử dụng để cơ quan Thuế kiểm soát tình hình tài chính của cơ quan. Cơ quan sử dụng hóa đơn có mã xác thực sẽ không cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bởi khi hóa đơn được xác thực thành công, thông tin hóa đơn của cơ quan đã được lưu trữ và kiểm soát trên hệ thống của Tổng cục Thuế.

Thứ hai, đảm bảo tính an toàn, bảo mật cao, hạn chế tình trạng hóa đơn giả. Hoá đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.

Thứ ba, việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực giúp cơ quan tiết kiệm được thời gian và chi phí.

Thứ tư, giúp tăng độ chính xác của thông tin. Khi lập hóa đơn giấy, kế toán phải làm tất cả nghiệp vụ bằng tay với giấy than. Bởi vậy, những sai sót trong hóa đơn là khó tránh khỏi. Điều này làm cho việc báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn của cơ quan sẽ mất thời gian nhiều hơn. Tuy nhiên, đối với hóa đơn điện tử, khi lập hóa đơn, kế toán sẽ sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử xác thực có kết nối với cơ quan Thuế. Trước khi được xác thực bởi Tổng cục Thuế, kế toán có thể kiểm tra lại thông tin hóa đơn, thực hiện sửa hóa đơn trên phần mềm nếu có sai sót. Vì vậy, hóa đơn xác thực đã giúp tăng độ chính xác của thông tin hóa đơn cho cơ quan.

Thứ năm, gia tăng mức độ tin cậy cho cơ quan. Hóa đơn điện tử có thể chứa các thông tin nhận diện của cơ quan doanh nghiệp như: Logo, hình ảnh. Bên cạnh đó, mã số xác thực được cấp bởi Tổng cục Thuế sẽ giúp khách hàng dễ dàng tra cứu hóa đơn trên website của cơ quan Thuế để kiểm tra tính xác thực của hóa đơn. Việc trao đổi hóa đơn điện tử giữa DN với khách hàng cũng đơn giản hơn rất nhiều, thay vì phải chuyển phát nhanh giống như hóa đơn giấy, hóa đơn có thể được thông báo qua Internet với nhiều phương thức tiện lợi và chuyên nghiệp hơn như: Email, SMS…

Ảnh demo hóa đơn điện tử của đơn vị

Ngoài ra, do toàn bộ quy trình được thực hiện trực tuyến nên khi cần sử dụng hóa đơn kê khai, phục vụ công tác kế toán, khách hàng, DN có thể chủ động truy xuất online để kiểm tra thông tin hóa đơn kịp thời trên hệ thống mà không phải mất thời gian đợi chờ bên bán giao hóa đơn gây chậm trễ trong hoạt động kinh doanh. Từ đó giúp khách hàng tiết kiệm thời gian giao dịch trực tiếp với đơn vị. Với tiện ích truy xuất online, khách hàng của đơn vị có thể sử dụng nhiều tùy chọn theo nhu cầu, với phương thức lưu trữ đa dạng như: lưu trữ dưới dạng file điện tử hoặc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định. Như vậy, có thể thấy, hóa đơn điện tử mang đến nhiều lợi ích cho cả Trung tâm và khách hàng./.